Grup Şirketlerinde Direktörün CEO ve Genel Müdürler Arasında Kalması
Holding olma arifesinde olan Grup şirketlerinde finans direktörü olarak çalışan yöneticiler, Grup CEO’su ile gruba bağlı Genel Müdürler arasında kalmakta ve zorlanmaktadırlar. CEO, şirketlerden gelmeyen rapor veya yapılmayan işlerde direktörü zorlamakta ve bazen sorumlu tutmaktadır. Bu durumda Grup Finans direktörünün yaklaşımı nasıl olmalıdır?
Bu durum, henüz holdingleşmemiş yeni grup şirketlerinde en sık görülen yönetim sorunlarından biridir. Asıl problem kişinin kendisi değil, yetki ile sorumluluğun tam olarak örtüşmemesidir.
Finans Direktörü, Grup merkezinde çalıştığı için CEO'ya bağlıdır; ancak rapor ve verilerin üretimi şirket Genel Müdürlerinin sorumluluğundadır. Eğer direktörün Genel Müdürler üzerinde yaptırım yetkisi yoksa, gecikmelerden dolayı sorumlu tutulması kurumsal açıdan doğru değildir. Böyle bir durumda Grup Finans Direktörünün en sağlıklı yaklaşımları aşağıda açıklanmıştır.
1. Rolünü net tanımlamalıdır
Direktörün görevi;
• Grup standartlarını oluşturmak,
• Rapor formatlarını hazırlamak,
• Takvimi belirlemek,
• Genel müdürleri hatırlatmak ve takip etmek,
• CEO'ya durumu raporlamak,
• Analiz yapmak ve öneri sunmaktır.
Genel Müdürlerin görevi;
• Veriyi zamanında üretmek,
• Doğru bilgi göndermek,
• Kendi şirketindeki süreçleri işletmek.
Yani Genel Müdürler Üretici, Direktör ise üretici değil koordinatördür.
2. CEO'ya sürekli görünür takip yapmalıdır
CEO'nun en büyük endişesi genellikle "kimse takip etmiyor" hissidir. Bu nedenle direktör sözlü takip yerine yazılı takip yapmalıdır. Örneğin;
"Sayın CEO, Haziran finans raporları için şirketlere 3 Temmuz'da talep iletilmiştir. Bugün itibarıyla;
• A Şirketi: geldi
• B Şirketi: eksik
• C Şirketi: henüz gelmedi
İlgili Genel Müdürlere bugün tekrar hatırlatma yapılmıştır."
Böylece CEO;
• Takip edildiğini,
• Gecikmenin kaynağını,
• Direktörün görevini yaptığını, görmüş olur.
3. Genel Müdürleri "üstten emir verir gibi" değil, "iş ortağı" gibi yönetmelidir
Çünkü hiyerarşik olarak Genel Müdürler CEO’ya bağlı olup çoğunlukla direktöre bağlı değildir. Bu durumda Direktörün iş ortağı gibi davranması için örnek yaklaşımlar;
Yanlış yaklaşım: "Raporu bugün göndermeniz gerekiyor."
Doğru yaklaşım: "Grup CEO'suna sunulacak konsolide raporun hazırlanabilmesi için bugün saat 17.00'ye kadar desteğinize ihtiyacımız var."
Bu dil çatışmayı azaltır.
4. CEO'ya mazeret değil çözüm götürmelidir
CEO; "Rapor neden gelmedi?" diye sorduğunda örnek cevaplar;
Yanlış cevap: "Genel Müdür göndermedi."
Doğru cevap: "Bugün iki kez takip ettim. Son durum budur. Saat 16.00'ya kadar gelmezse sizi ayrıca bilgilendireceğim."
Bu yaklaşım güven oluşturur.
5. Kırmızı çizgisini de belirlemelidir
Eğer CEO, "Bu rapor gelmediyse bunun sorumlusu sensin." diyorsa, direktör uygun bir zamanda şu görüşmeyi yapmalıdır.
"Bu konuda beklentinizi doğru anlamak istiyorum. Eğer şirketlerden raporların zamanında gelmesinden beni sorumlu tutuyorsanız, bu konuda Genel Müdürler üzerinde hangi yetkiyi kullanabileceğimi de netleştirmemiz gerekiyor. Çünkü organizasyon yapımızda Genel Müdürler bana bağlı olmadığından sorumluluğum ile yetkim arasında boşluk oluşuyor."
Bu cümle savunma değil, kurumsal yönetişim konusudur.
6. Genel Müdürleri CEO'ya şikâyet eden kişi haline gelmemelidir
Her gecikmede "B Şirketi yine göndermedi." demek yerine, haftalık performans tablosu hazırlamak daha profesyoneldir.
Şirket | Son Teslim Tarihi | Gerçek Teslim Tarihi | Durum |
A | 5 Temmuz | 4 Temmuz | GELDİ |
B | 5 Temmuz | 5 Temmuz | EKSİK |
C | 5 Temmuz | 8 Temmuz | EKSİK |
D | 5 Temmuz | Gelmedi | GELMEDİ |
Yorum yapmadan veriyi sunmak çoğu zaman daha etkilidir.
7. CEO ile düzenli mutabakat yapmalıdır
Ayda bir kez kısa bir görüşmede şu soruları netleştirmesi faydalı olur:
• Bu konuda benden tam olarak ne bekliyorsunuz?
• Hangi konularda koordinasyon, hangi konularda sonuç sorumluluğu taşıyorum?
• Genel Müdürler üzerinde hangi yetkileri kullanmamı istiyorsunuz?
• Bir gecikme yaşandığında benden beklediğiniz aksiyon nedir?
Bu görüşmeler ileride yaşanacak yanlış anlamaları azaltır.
8.İdeal yönetim modeli
Kurumsal açıdan en sağlıklı yapı şu şekildedir:
• CEO: Sonuçlardan hesap sorar, öncelikleri belirler.
• Genel Müdür: Kendi şirketinin verilerini, performansını ve raporlamasını üretmekten sorumludur.
• Finans Direktörü: Grup standartlarını belirler, süreci koordine eder, konsolidasyon ve analiz yapar, gecikmeleri görünür kılar ve iyileştirme önerileri sunar.
Kurulan sistem ancak CEO'nun tutarlı davranmasıyla işler. CEO, Genel Müdürlere şu mesajı net vermelidir:
• "Grup standartlarına uyum isteğe bağlı değildir."
• "Grup Finans ve İş Geliştirme Direktörünün bu kapsamda yaptığı talepler benim taleplerimdir."
• "Gecikmeler performans değerlendirmesinde dikkate alınacaktır."
Aynı zamanda CEO, direktöre de şu sınırı çizmelidir:
• Operasyonel kararlar Genel Müdürün yetkisindedir.
• Grup standartları ve koordinasyon ise direktörün sorumluluğundadır.
Abdullah ÖNGÜN I Yönetim Danışmanı
