Danışmanlık Projelerinde Sıkça Sorulan Sorular

Hiçbir danışman ve danışmanlık kuruluşu danışan şirkete ait ticari ve mali sırlarını rakiplere ve kamuya açıklamaz. Doktorların hasta mahrem bilgilerini açıklamadığı gibi bu da tüm dünya’da kabul edilmiş genel bir ilkedir. Danışan şirketin gizli kalması gereken mali, ticari, doküman vb. bütün bilgileri mahremiyettir ve sır niteliği taşır. Tüm bu bilgiler emanet kabul edilerek ve sözleşmeye sırları koruyucu ilgili madde eklenerek garanti edilir. Şirketin izni alınmadan referans dahi verilemez.

İş sahibinin doktor gibi sağlıktan, avukat gibi hukuktan, mali müşavir gibi muhasebeden ve yönetim danışmanı gibi yönetim, pazarlama, satış, üretim, mali işler, stratejiden çok iyi anlaması beklenemez. Bu işletme konularını anlaması ve şirketinde uygulaması için yönetim danışmanından rehberlik alır.

İşletmelerde yaşanan her sorunda (yönetim, satış, ürün, finansal vb.) danışmana gitmek yerine deneme yanılma yöntemi veya eşten, dosttan tavsiyelerle hareket edilir. Oysa her işletmenin farklı dinamikleri ve yapıları vardır. Kendine has çözümler ve uygulamalar gerektirir. Ayrıca problemleri geçici çözümler ile değil, temel işletmecilik mantığına uygun ve kalıcı çözümler gerekir. Bu konularda profesyonel olmayanların çözümleri geçici, yetersiz, bilimsel yapıdan yoksun ve yüksek maliyetli olacaktır.

Yönetim danışmanı, şirketin faaliyet alanının uzmanı değil, işletmecilik konularının uzmanıdır. Yani yönetim, ortaklık, aile durumu, satınalma, pazarlama, markalaşma, kurumsallaşma, üretim, insan kaynakları, mali ve finans, strateji geliştirme, markalaşma vb. işletmecilik alanlarında şirketi yönlendirir ve destekler. Bu işletmecilik faaliyetlerinin düzenlenmesi için şirketin yaptığı işi, sektörü bilmek zorunluluğu yoktur. Bununla birlikte danışmanın sektör dinamiklerini bilmesi istendiğinde artı değer katabileceği gibi bazen mahsurlu olabileceği de dikkate alınmalıdır.

Yönetim danışmanlığı hizmeti geçici bir özellik taşır. İşletmeler bilgi, beceri ve deneyimlerinin yetersiz kaldığı ve ek bir desteğe ihtiyaç duyduğu belli bir dönem için danışmanlarla çalışırlar. Danışmanlar, danışmanlık hizmetinin amaçları gerçekleştiğinde proje sonlanır ve işletmeyi terk ederler. İşletmenizin büyüklüğü, sorunlarınızın karmaşıklığı, kurumsal alt yapınızın seviyesi bu danışmanlık alma süresini etkiler. Yeniden yapılanma, kurumsallaşma danışmanlığı gibi tüm işletmecilik konularını içeren danışmanlık projeleri 2-3 yıl arasında bir süreye ihtiyaç bulunmaktadır. Daha spesifik ve dar kapsamlı projelerin süreleri çok fazla değişkenlik gösterebilmektedir.

Hangi ülkede olursa olsun, nasıl bir teknoloji kullanılırsa kullanılsın, işletmeler ancak yeterli bir bilinçlenme düzeyine ulaştıktan sonra danışmanlık hizmetlerine gerek duymaktadırlar. Bununla birlikte kuruluş aşamasından gerileme dönemi de dahil tüm aşamalarda şirket büyüklüğüne ve faaliyetine bakılmaksızın her işletme yönetim danışmanlığı hizmeti alabilir.

Danışmanlık ticari bir hizmettir. Danışmanlık hizmetleri işletme ile bir sözleşme çerçevesinde belli bir ücret karşılığında verilir. Yönetim danışmanlığı hizmet ücretinin belirlenmesi için, kurumsal check-up yapılarak, işletmenin tesis/ünite ve personel sayısı, satış cirosu, destek talepleri ve hedefleri, sorunların büyüklüğü ve karmaşıklığı, kurumsal seviyesi, çalışmaların zorluk derecesi, İşletme sahiplerinin ve departman yöneticilerinin bilgi düzeyi tespit edilir. Analiz ile bu tespitlerden yola çıkarak danışmanlık kapsamı ve hedefleri, projede görev alacak danışman/uzmanlar ve danışmanlık süresi belirlenerek danışmanlık hizmet ücret teklifi oluşturulur. Danışmanlık hizmet ücret teklifi proje bazlı olarak verilir.

Kurumsallaşma çalışmalarının yapılması ve beklenilen düzeye ulaşılması ile kurumsallaşma danışmanlığı süreci sona erer. Ancak, işletmenin hayatında başka bir safha başlar. Sürecin bir defa çalıştırılıp sona erdirilmesinden sonra, “kurumsallaşma kuruluş” aşaması biter ve “kurumsallaşma da sürekli gelişme” safhası başlar. Sürekli gelişme aşaması işletme ayakta durdukça devam eden bir yaklaşımdır. İşletme her seferinde, yeni ürün geliştirmek, rekabet etmek, gelişen şartlara uyum sağlamak için yeni hedefler belirler ve ona koşar. Bu yeni hedefler ve gelişmeler işletmeye her seferinde yeni değerler katacağı için, kurumsallaşma da pekişir ve sağlamlaşır.

Kurumsallaşma, belirli bir bürokrasi ve iş yükünü kendi yapısını sürdürmek için zorunlu kılar. Büyük işletmelerde bu kendi başına küçük bir alan kaplayacağından rahatsızlık oluşturmaz, aksine büyüklüğü korumak için gereklidir. Ancak küçük işletmelerde gereğinden fazla bürokrasi ve iş yükü, iştigal alanından daha fazlasını meşgul edebilir ve işletmenin pratikliğini azalabilir. Bu yüzden işletme büyüklüğüne göre kurumsal seviyenin belirlenmesi ve uygulanması, işletme büyüdükçe kurumsal seviyenin de ilerlemesi sağlanmalıdır.

Ortaklarınızla veya aile üyeleriyle sorunlar yaşıyorsanız, Firmanızı yeterince yönetemediğinizi düşünüyorsanız, İşinize hâkim değilim diyorsanız, Karar süreçleriniz zayıf ise, Hedef ve doğru strateji belirleme sorunlarınız varsa, Üretim ve süreçlerde verimsizlik olduğunu düşünüyorsanız. Üretim/hizmet planlamalarınız yetersiz ise, Hatalar ve şikayetler fazla ise, Makine/tesislerinizi doğru yönetemiyorsanız, Stok yönetimininiz yetersiz ise, İşimi/ürünlerimi nasıl geliştiririm sorusunu soruyorsanız, Markalaşma ve rekabet problemleri yaşıyorsanız, Satış veya karlılık problemleriniz varsa, Denetim yapmıyorsanız veya eksik yapıyorsanız, Mali ve diğer raporlamalarınızı eksik ve yetersiz yapıyorsanız, Tedarik ve yüksek maliyet problemleriniz varsa, Teknolojiye uyum hızınız yetersiz ise, Departmanlar arasında koordinasyon sorunları varsa, Doğru insanlarla çalışmadığınız kanaatindeyseniz, İşler aşırı derecede kişilere bağımlıysa,

İşletmelerin yeni kurulması ve tutunması, gelişmesi ve büyümesi, duraklama veya gerileme dönemlerinde yeniden yapılanması süreci dahil olmak üzere tüm evreleri daha az maliyetle, daha kısa sürede ve daha disiplinli halde geçmesi, yönetim danışmanlığı ile sağlanır. Bugün gelişmiş ülkelerde hemen hemen tüm şirketler, hayatlarında en az 5 kere danışmanlık hizmeti almaktadır. Ülkemizde ise danışmanlık yeni yeni uygulama sahası bulmaktadır.

Danışmanlık kuruluşlarıyla görüşmeden önce mümkünse temel problemleriniz ve taleplerinizi belirleyiniz. Danışan şirket olarak danışmanlık projesinin çerçevesini çiziniz. Danışmanlık hizmeti veren kuruluşla veya kişiyle ön görüşme yaparak problem ve taleplerinizi danışmana iletmeli ve bu konudaki fikirlerini almalısınız. Ön görüşmede danışmanlık süreci ve yaklaşımı hakkında detaylı bilgi alınız. Bu süreçte karşılıklı birtakım yükümlülükler olacaktır. Bu yükümlülükleri yerine getirmek alacağınız hizmetin başarısını olumlu yönde etkileyecektir. Hem kendiniz hem de ekibinizin bu süreci uygulamakta hazır olup olmadığını gözden geçirin. Bu konuda sorularınız varsa danışmandan cevaplarını isteyiniz. Danışman ile ön görüşmede notlar alınız. Görüştüğünüz danışmanlık kuruluşunu aşağıdaki konularda değerlendiriniz. Danışmanın sizin sorunlarınızı çözeceğine olan kanaatiniz var ise hizmet alımı için teklif talep ediniz. Talep ettiğiniz projenin özelliği ile danışmanlık kuruluşu ve danışmanların özellikleri ve tecrübelerini gözden geçirip değerlendiriniz. Hedeflenen çalışmalar ile ilgili danışmanın ve ekibinin bilgi ve birikimine bakınız. Danışmanlar, işin gereklerini ve işletmenin beklentilerini anlama ve çözüm üretme yeteneğine sahip midir? Değerlendiriniz? Danışmanlık kuruluşunun veya danışmanın referanslarına bakınız. Gerektiğinde referansları arayıp bilgi talep ediniz. Danışmanların teklifleri üzerinden maliyetini ve taahhüt ettikleri kazançları karşılaştırınız. Danışmanla uyumunuz ve başarılı bir proje için inancınız tam ise sözleşme için hazırsınız.

Yönetim danışmanının sahip olması gereken teorik ve pratik bilgiye sahip olan, Sorunları teşhis etme ve çözümleri değerlendirme yeteneği olan, Çözümler için sistemler ve yöntemler geliştiren, Kuruluşun yönetim ve işletme sorunlarına gerçekçi ve uygulanabilir çözümler üreten, Eylem önerileri geliştiren, uygulamaları kontrol eden, rehber olan, Farklı sektörlerde deneyime sahip olan, Kuruluşun ihtiyacı olan bilgileri sağlayan, Yeni sistemleri işletmeye uyarlayan, Tarafsız ve bağımsız danışmanlık yapan, Yeni fikirler ve taze yaklaşımlar ortaya koyan, Yeni fırsatları tespit eden ve kullanılmasını sağlayan, Personelin ve yönetimin mevcut becerilerini geliştiren, Organizasyonel değişiklikleri planlayan ve yönlendiren, Kuruluşu amaç ve hedeflerine ulaştıran, Kuruluşun değişimini yöneten ve yönlendiren, Üst yönetimi ve personeli eğiten ve geliştiren, Yönetime bireysel danışmanlık ve koçluk yapan, Profesyonel yaklaşım ve çalışma sergileyen, İşletme yöneticileri ve personel ile kurumsal, seviyeli ve sıcak iletişim kuran, Kuruluşa değer katan, Kuruluş bilgilerini gizli tutan ve saklayabilen, Etik değerlere ve genel ahlaki değerlere sahip olan, Kuruluşun çalışma saatleri ve diğer ofis imkanlarına uyum sağlayan, Sadece kendi yetkinlik alanına giren konularda hizmet veren, Maddi ve duygusal açıdan bağımsız olan bir yapıda olmalıdırlar.

Danışmanlık projelerinde şirketlere ek maliyetler çıkabilir. Yeni yazılım programlarına ihtiyaç duyulması, depo, üretim, ofis, toplantı salonu vb. yerlerin yetersizliği sonucu yeni tesis ihtiyacı oluşması, departmanların düzenlenmesi, yeni departman oluşturulması vb. düzenlemelerden yeni personel ihtiyaçları, stok düzenlemesi ve yönetimi sonucu hammadde, yarı mamul ve mamul olarak stok artışı olabilmesi, verim artışı için yeni makine, araç vb. demirbaş alımları ihtiyaçlarından şirketler için ek maliyetler çıkabilir. Bununla birlikte tüm yatırım kararları fayda maliyet analizi ile yapılarak harcamaların geri dönüşüm hızı ölçümü yapılır ve nihai karar verilir. İşletmenin verimi yükseleceği, daha düzenli ve disiplinli çalışacağı, rekabet avantajı sağlayacağı için ek maliyetlerin geri dönüşüm hızı çok yüksek olacaktır.

İşletme yetkilileri, danışmandan faydalanıp, sunduğu önerileri kabul ya da reddetme yolunda sorumluluk üstenmelidir. Burada danışmanın işletme yetkililerini ikna etmesi gerekir. Danışmanın sorumluluğu, sunduğu görüş ve önerilerin "kalitesi" ve tutarlılığı ile sınırlıdır. Ayrıca tavsiyelerin doğru biçimde, doğru kişiye ve doğru zamanda verilmesi gerekir. Yönetim Danışmanı, yöneticinin yerine karar almadığı gibi, bizzat yöneticilikte yapmaz.

Danışmanlık projelerinde mevcut veya yeni pozisyonlara alınacak üst düzey yönetici adayların seçilmesinde Danışmanlar mülakat desteği vererek daha iyi seçim yapmanızı sağlar.

Danışmanlık projeleri eski personelden gelişime açık olanlara kariyer ve yükselme fırsatı verir. İyi niyetli ve gelişmeye açık eski personel projeye hızlı uyum sağlayarak şirkete katkı verir. Gelişmeye kapalı veya sistemsizlikten nemalanan, geleceği ile ilgili ciddi kaygıları olan personel yeni yapıya uyum sağlamakta zorlanır ve direnç gösterir.

Üst yönetim danışmanlık projelerinde kilit rol oynar. Projeyi anlamak, işletmenin bu projeye odaklanmasını sağlamak, proje engellerini kaldırmak, personele gerekli motivasyonu vermek, projeyi ve ilerlemesini takip etmek ve sorgulamak, proje içerisinde kendisine verilen görevleri yapmak, talep edilen kaynakları sağlamak ve üst yönetici olarak profesyonelleşme yolunda ilerleyerek kişisel olarak gelişmek, üst yönetimin temel görevleridir.