Sürekli iyileştirme, her geçen günün bir önceki günden daha iyi olması felsefesine dayanmaktadır. Bu bir felsefe, yaşam biçimidir. Japonca’da Kai: Değişim. Zen: iyi ve daha iyi manalarına gelmektedir. Onun için sürekli iyileştirme kaizen felsefesi olarakta anılmaktadır. Sürekli iyileştirme prosesine göre çalışan herkesin bulunduğu durumu gözden geçirmesi ve daha iyinin yollarını araması gerekmektedir.
Sürekli iyileştirmeyi genel olarak kişi odaklı düşünebildiğimiz gibi bunu işletme ve işletme içinde ki gruplar üzerinde de düşünebiliriz. Ana hedeflerinden biri işletmenin iç ve dış müşteri memnuniyetini arttırmak olan Toplam Kalite Yönetimi’nin temelinde işletmenin kendisini sürekli geliştirmesi ve iyileştirmesi yatar. İşletme de kalitenin artmasında verimliliğin artmasında kısaca işletmenin büyümesinde en önemli faktör sürekli iyileştirme yatar.
Globalleşme, insan hakları, uluslar arası rekabet, teknoloji, bilgi gibi kavramlar günümüz dünyasında gün geçtikçe önem kazanmaktadır. Bu yüzden tüm bireyler ve işletmeler gelişen ve hızla ilerleyen dünyaya kendilerini adapte edip kendilerini devamlı geliştirme üzerinde durmalıdırlar. Yoksa başarıyı elde etmeleri olanaksızlaşacaktır. Çünkü bu en temel faktördür. Sürekli iyileşmeyi kendine şiar edinmeyen kişiler ve işletmeler zaman içinde küçülmeye ve yok olmaya mahkûmdurlar.
Sürekli iyileştirme işletmenin iyi yönetilmesinde de en etkin kavramlardan biridir. İşletme de çalışan her birey, devamlı kendi eksiklerini tespit edip, daha iyi nasıl olabilirim diye kendine sormalıdır. Çalışanları bu düşüncede olan bir işletmenin daha iyi yerlere gelmesi kaçınılmazdır. Onun için işletmeler çalışanlarını bu konuda eğitmeli ve bilinçlendirmelidirler. Bunun üzerinde sistem kurmalıdırlar. Çalışanları sürekli iyileştirmeye teşvik etmeli ayrıca bunu işletme açısından da düşünmeleri özendirilmelidir. Öneri konusunda çalışmalar yapılmalı ve çalışanların öneri getirmesi özendirilmelidir. Geçtiğimiz yıllarda bu konuda Japonya’da yapılan bir araştırmaya göre işletmelerde bir yıl içinde tam elli bin tane öneri gelmiştir. Ve bu önerilerin % 25’i kullanılmış ve çok olumlu sonuçlarla karşılaşılmıştır. Buna daha birçok örnek vermek mümkündür.
Deming, toplam kalite yönetiminin uygulanması için ortaya koyduğu on dört ilkenin beşincisinde “üretim ve hizmetlerle ilgili sürekli olarak eksiklikler aranmalı ve iyileştirme çalışmaları yapılmalıdır” demektedir. İşletmeler bu doğrultuda sürekli olarak eksilerini aramalı ve hep kendisine “ daha iyi nasıl yapabilirim?” diye sormalıdır. Bunu aynı şekilde bireylerde uygulamalı ve devamlı kendilerini geliştirmeliler ve değişim içinde olmalıdırlar.
Toplam Kalite Yönetimi’nde işletmenin ve çalışanların sürekli iyileştirme ve geliştirme içinde tutulması ardından kalitede de en üst seviyeye ulaşmayı sağlayacaktır. Çünkü hem çalışanlar hem işletme devamlı olarak daha iyisi için çaba sarfetmektedir. Bu da ister istemez beraberinde kaliteyi getirecektir.
Sürekli iyileştirme anlayışının temel olarak üç şartı öne çıkmaktadır. Bunlar:
Var olan durumu yetersiz bulmak.
İnsan faktörünü geliştirmek.
Problem çözme tekniklerini kullanmak.
Bir sistem ne kadar iyi olursa olsun, ne kadar kusursuz olursa olsun mutlaka geliştirilebilecek bir yönü vardır. Her zaman daha iyisi aranmalıdır. Örneğin; teknolojinin ve bilimin gelişmesi, müşteri memnuniyeti her geçen gün iyileştirmeyi gerekmektedir.
İnsan bir işletmenin en önemli kaynağıdır. Alışılagelmiş yönetim biçimlerinde bu kaynak çok yetersiz kullanılmaktadır. Özellikle bu küçük işletmelerde nerdeyse hiç kullanılmamaktadır. Ama olması gereken çalışanların, işletmenin sürekli iyileştirme prosesi içerisinde yer alması gerektiğidir. Ancak bu şekilde işletmede olması gereken seviyede bir sürekli iyileştirme olabilir. Yoksa insan faktörünün arka planda kaldığı bir işletme için bu çok zordur.
Ayrıca ortaya çıkan problemlerin ve sorunların kaynağına inilmeli ve bunlar tamamen ortadan kaldırılmalıdır. Bunun sağlanması ile sürekli iyileştirmenin önünde yatan büyük bir engel kalkmış olacaktır.
Japonya’da gelişen Kaizen felsefesi bizde damlaya damlaya göl olur atasözüyle anlatılabilir. Yani buradan anlayacağımız, gelişmeler az da olsa sürekli olmalıdır. Ama bir işletmeden her gün de yükseliş beklememek gerekir. Çünkü bütün işletmelerin iniş ve çıkışları olur. Önemli olan yükselen bir trend olmalıdır.
Kaizen felsefesi süreçlere yöneliktir. Bu yüzden bu süreçlere yönelik prosesler devamlı gözden geçirilmeli ve proseslerde iyileştirmeler yapılmalıdır. Kaizen felsefesinin yedi önemli prensibi vardır. Ama bunlar içinde PUKÖ döngüsü sürekli iyileştirme için gerekli en önemli prensiptir.
PUKÖ döngüsünün açılımı sırasıyla şu şekildedir. Planla, uygula, kontrol et, önlem al.
Planlama bu döngünün en önemli noktasıdır. Planlama iyi olursa diğer evrelerde sorun çıkma olasılığı en aza iner. Önlem al evresi belki çok az bir işlev kazanır. Bunun için planlama aceleye getirilmeden sağlıklı bir şekilde yapılmalıdır. Bunun için gerekli olan veriler toplanmalıdır. Planlama evresinin sağlıksız ve dikkatsiz yapılması kontrol et evresinin de uzamasına sebep olur. Bu da genel olarak döngünün uzamasına ve istenen verime ulaşılmasını engeller.
Uygulama aşaması planın uygulandığı aşamadır. Bu aşamanın sorunsuz gerçekleşmesi planlama evresine bağlıdır.
Kontrol etme aşaması, yapılan işin sonuç verip vermediğinin verdiyse ne düzeyde verdiğinin incelendiği aşamadır. Bunun için performans kriterleri dikkate alınır. Eğer sonuçlar başarılı çıkarsa bu standartlaştırılır ve bundan daha çok faydalanılır.
Önlem al evresi eksiklerin belirlenip, giderilmeye çalışıldığı aşamadır. Hedeflenen ve gerçekleşen performans durumuna göre çalışmalar yapar.
Sürekli iyileştirme felsefesi ile hareket eden işletmede şu faydalar açığa çıkacaktır.
İşletmedeki her birimin aynı hedef doğrultusunda çalışması sağlanır.
İşletme faaliyetlerinde bir canlılık oluşur.
Çalışanların bilgi ve beceri düzeyleri yükselir, motivasyonları artar.
Temel rekabet unsurlarının daha hızlı bir gelişme göstermesi sağlanır.
Birbirleriyle etkileşim halinde olan bölümler ortak sorunlarını en kısa yoldan, kalıcı bir şekilde çözerler.
Böylelikle her bölüm, üzerine düşen işi daha etkin ve verimli bir şekilde yerine getirecektir.
Abdullah ÖNGÜN / Yönetim Danışmanı