+90 212 603 23 23

Sosyal Medyada Biz}

KOBİLER’DE SATIN ALMA

KOBİLER’DE SATIN ALMA

Taleplerin oluşturulmasından siparişlerin kaydına, malzemenin teslim alınmasından fatura girişine dek tüm aşamaları kapsayan tümleşik bir bilgi sistemidir. Süreç odaklı bu tasarım, satın alma işlerini yürütmekten sorumlu personelin işlerini yetkinlikle yürütmelerini sağlar. Kullanıcılar stok durumu, alım siparişleri, satış siparişleri, malzeme girişleri ve satıcıya yapılması gereken ödeme gibi güncel bilgilere erişerek, hızlı ve doğru kararlar verir, işlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütürler.

Satın alma ihtiyacı, malzeme bittiğinde ortaya çıkar. Ancak bir işletmede malzeme bitene kadar bekleyemezsiniz. Bunun için bir asgari stok miktarı olması gerekir. Bunu belirlerken malzemenin geleceği süre içerisinde işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için gereken malzeme miktarı göz önünde tutulur. Bunun bir minimum ve maksimum seviyesi olmalıdır. Çünkü malzemeyi fazla aldığınızda da elinizde kalabilmektedir. Günümüzde bunun bedelini ödemek zorunda kalan bir çok işletme vardır. Ayrıca işletme içinde her malzemenin bir kod numarası olması gereklidir. Bu sayede malzeme alımında ortaya çıkabilecek karışıklıkların önüne geçilmiş olur.

İşletmede satın almada belki de en önemli husus da Ar-Ge çalışmalarıdır. Farklı tedarikçilerin verdiği fiyat, indirim ve ödeme koşullarının izlenmesi işletmeye satın alma kararlarında destek olur. Ayrıca, sistem bu fiyat ve indirimlerin geçerlilik sürelerini ve ilgili maliyetlerin izlenmesini sağlar. Satın alma bölümü, tedarikçilerle ilişkileri yönetme ve satın alma maliyetlerini kontrol etmeye yardımcı olur. İşletme devamlı olarak araştırma içerisinde olmalı ve alacağı ürünlerin fiyatlarını gözlem altında tutmalıdır. Satın alırken kendi kriterlerine en uygun yerden almalıdır.

Satın alma sürecinde malzeme talep formu da önemli bir yer tutar. Gerekli olan malzemeler malzeme talep formuna yazılır. Bu yazılan malzemeler için, malzeme alınabilecek firmalara birer teklif formu gönderilir. Bu formda şartlar ayrıntılı olarak belirtilmelidir. Malzemenin teslim süresi, özellikleri ve fiyat teklifi belirtilmelidir. Sonraki aşamada işletme gelen teklifleri inceler. Bu teklifleri kayıt altına almalıdır. Sonra bunu teklif değerlendirme formunda değerlendirmelidir. Tekliflerine en uygun teklifi veren firmaya malzeme sipariş formunu gönderir. Satın alma siparişlerinin tanımlarında hangi adımların uygulanacağı belirtilebilir. İşlemleri daha hızlı hale getirmek için verilen siparişlerde ön düzenleme yapılabilir.

İşletmeler de malzemeler için gerekli depo olmalıdır. Bu da maalesef günümüzde çoğu işletmede ihmal edilmektedir. Deposu olanlar ise depoyu kullanmayı bilmemektedir. Bunu önlemek için depoya uygun bir yerleşim planı oluşturulmalıdır. Malzemelerin depoya nasıl yerleşeceğini anlatan bir talimat olmalıdır. Böylece oraya değişik defalarda değişik kişiler malzeme indirse bile bir karışıklık olmayacaktır. Ayrıca depodaki malzemelerin stok miktarlarını gösteren bir depo stok kartı kullanılmalıdır.  İşletmelerin faaliyetlerini başarılı bir şekilde yürütebilmeleri için stok seviyesinin uygun bir düzeyde tutulması gerekmektedir.

Ayrıca satın alma sürecinde malzemelerin spesifikasyonu da belirtilmelidir. Bu ne kadar ayrıntılı olursa o kadar çok avantaj sağlar. Malzemenin teknik özellikleri, her türlü şartları belirtilmelidir.

İşletmede ayrıca bütün malzemelerin listesini bir katalogda toplamak gereklidir. Katalog sayesinde ne var ne yok her şey elinizin altındadır. Ayrıca bir de numunesi olması gereken bazı malzemeler için bir numune dolabı olmalıdır. Bu malzeme alımında çok büyük rahatlık sağlar. Bazı malzemeler için numune gerekli olabilir.

İşletmede her şeyin olduğu gibi satın almanın da bir talimatı olmalıdır ve bu talimatlara göre hareket edilmelidir. Yoksa sadece bir personel alımında bile bir çok sorunlar ortaya çıkabilir. İşletme de onun için en küçük yapılacak işin dahi talimatı olmalıdır. Talimatlar işletmenin ana damarıdır.

Satın alma süreci işletme için çok önemli bir süreçtir. Satın alma politikaları, işletmelerin üretim faaliyetlerini sürdürebilmeleri için gerekli hammadde ve malzemelerin doğru kalitede, doğru miktarda, doğru fiyattan ve doğru zamanda temin edilmesini amaçlar. Genellikle satın alma maliyeti, toplam maliyet içerisinde en yüksek paya sahip maliyet türüdür. Yürütülen etkili bir satın alma politikası, politikanın kullanıldığı işletmede maliyetlerin düşürülmesi ile işletmenin diğer rakiplerine karşı rekabette öne geçmesini sağlar.

Engin KARAMAN / Yönetim Danışmanı / ekaraman@ayyildizdanismanlik.com.tr

03 Aralık 2012
1.755 kez görüntülendi

ZİYARETÇİ YORUMLARI

Henüz yorum yapılmamış. İlk yorumu aşağıdaki form aracılığıyla siz yapabilirsiniz.

BİR YORUM YAZIN